一网联全球 天堑变通途 ——五矿有色控股OA系统上线一周年记

澳大利亚:一位五矿有色金属控股有限公司的领导班子成员出差到此,下了飞机,拿出手机,对报文逐条进行批复;地球的另一端:华北铝业有限公司办公室的公文管理员即刻收到了从大洋彼岸传来的批示,工作即时推进。
    金秋十月,正值五矿有色控股OA系统上线一周年。一年来,OA系统如一张无形的网,把五矿有色控股的人员和企业更加紧密地联系在一起,推进了整合协同,提高了工作效率。
    日常工作与OA系统
    “如果没有公文OA系统,我现在还整天在办公楼里拿着纸质文件奔忙。”公司文书小王对公文OA的不可或缺性体会最深刻。公文OA系统是五矿有色控股OA系统的核心,肩负着公司信息上传下达的重要使命,她说,“这个系统,不仅快捷,而且准确率高。”
    请示、合同等公文的内部审批也方便了许多。过去层层签字、报批很繁琐,有同事形象地将报文流程形容为“飞”——公文从一个办公室“飞”到另一个办公室。
    “请示表、联系单、报销单、付款单、合同审批表、用章申请表,各自有各自的单子,写错了还要退回修改,效率很低。”一名员工表示:“自从OA上线以来,都是设计好的模块,会签、核签和审批的效率大大提高了,领导们的意见我们也能一目了然”。
    印章使用的效率得到了极大的提升。以往印章使用申请需要通过纸质联系单的形式,线下层层审批,盖章时仍需向印章管理员解释,耗时耗力。印章OA系统模块的使用,“不仅提高了效率,而且有效防范了风险,也建立起了追责体系,盖下每一个印章背后的审批流程都自动归档”。印章管理员说,“五矿有色控股OA系统真正实现了垂直管理的扁平化”。
    整合融合呼唤办公自动化
    与以往的战略保障开发不同的是,五矿有色控股OA系统的开发其实是“形势所迫”。
    中国五矿集团公司战略重组湖南有色金属控股集团有限公司后,涉及7万多名员工、300多家海内外成员企业的整合融合,管理扁平化、决策一支笔的要求呼之欲出。对五矿有色控股来说,改变线下流转、实现线上办公的改革要求,势在必行,而且迫在眉睫。
    2014年7月17日项目启动; 2014年10月10日,项目第一阶段重要功能公文系统、财务报销、合同管理等模块上线试运行;2015年1月28日,移动办公系统上线试运行;2015年3月30日,有色邮件系统正式上线。
    从启动到第一阶段上线运行,三个月不到的时间,项目建设人员克服重重困难,五矿有色控股OA系统从无到有。
    难题一是系统要求覆盖范围广。北京、长沙两地本部人员全部使用,覆盖50家左右的成员企业,功能涵盖公文、财务、基础OA、移动办公、邮件系统等。
    难题二是系统业务流程多。公文流程需要考虑两地上市公司的监管要求,财务报销流程需要考虑多个报销主体的差异,合同流程按合同分类、合同金额、商品类型等产生多达八个分支的子流程。
    难题三是中国五矿整体OA系统的接口多,涉及到与SAP、金蝶的财务接口,与中国五矿标准化系统、门户统一认证、协同办公系统、公文系统集成等多重考验。
    办法总比困难多。项目组立即开展五矿有色控股OA系统需求调研工作。在办公行政管理本部、战略管理本部、财务管理本部、人力资源管理本部、风险管理本部等部门的领导同事的通力合作下,需求调研比原计划提早两周完成,给项目组留出充足的开发时间。
    公文系统是整个OA项目建设的核心,也是难点。五矿有色控股的公文非常复杂,涉及到各级企业来文的呈报关系、上市公司的合规性要求、国别法规的差异性等因素。对此,总经理办公室多次召集会议,深入研究公文流转的每一个细节,提出四个层级的公文系统,满足整个公司的管控需求。最终,由总经理焦健牵头,高晓宇、邢艳、张树强等副总经理召开公司高层需求会,研讨并一次通过四个层级的公文系统设计,其复杂性在OA系统开发行业内十分罕见。
    好的OA系统,三分靠开发、七分靠使用。上线后的使用和维护比项目的开发更加考验项目组的智慧和耐心。
    项目上线初期,由信息管理部马中飞总经理带队,项目团队奔赴湖南,逐个办公室实地走访,了解问题并及时解决。五矿有色控股领导不仅带头在OA系统上审批单据,提交单据,还及时反馈界面上、友好性、运用性方面的意见,对OA系统的完善和推广起到了重要作用。
    指尖上的OA系统
    OA系统的上线极大地提升了工作效率,但由于内外网操作环境的区别,一旦出差异地,公文审批就会因为地域限制操作不畅。
    针对这一问题,项目团队又开发“五矿有色”手机APP,将五矿有色控股的OA系统移动到手机端,彻底释放了互联办公的功能,真正实现了随时、随地批文、办公。
    公司上到领导,下到普通经办员,通过手机随时随地批文转文,极大提升了审批效率。一个从黄沙坪上报的急文,一个上午之内就能完成各流转环节,获取五个部门、几位副总和总经理的审批意见,这个流程是公开、透明的,黄沙坪的公文管理员不必再焦虑地等待在办公室,只要进入系统就清楚地看到公文流转到了哪一步,每一个部门、每一位领导的审批意见是什么。这在过去是很难想象的。
    互联办公,创新永无止境
    作为牵头部门,总经理办公室仍继续鼓励各部门在OA平台上探索适合上线的业务模块,“流程设计上,就怕没想法;只要有想法,技术上就能够实现”,办公室杨善主任说。
    时至今日,五矿有色控股上自公司领导下至普通工作人员,已经习惯运用互联网思维优化、简化工作流程,挤出更多的时间去思考深层次的管理难题。在深化改革的大背景下,OA系统可以为公司的转型变革随时提供坚实的运转保障。
    互联办公的运用,已不仅仅是提升工作效率。对于五矿有色来说,OA系统开启了与时代接轨的创新思维,一纸文件走火车、乘飞机的时代已成过去。OA系统仍将与时俱进、延伸拓展,下一步,将继续向基层企业推广。

Copyright (c)2014-2017 DIGIVALUE Corporation, All Rights Reserved.